Актуальні питання проведення загальних зборів учасників і акціонерів

Актуальні питання проведення загальних зборів учасників і акціонерів

Cтаном на сьогодні багато актуальних питань як у судовій практиці, так і в бізнес-середовищі зосереджено навколо участі осіб у певному процесі, але без їх особистої участі, а дистанційно.

У період весна – літо українські товариства провадять свої щорічні загальні збори, але через пандемію COVID-19 змушені шукати інший спосіб їх проведення, ніж через особисту участь у спеціально встановленому учасниками місці.

Серед найдієвіших альтернатив “класичних” загальних зборів можна виділити дистанційне проведення загальних зборів за допомогою відеоконференції; заочне голосування в товариствах з обмеженою та додатковою відповідальністю; опитування в акціонерних товариствах і в товариствах з обмеженою та додатковою відповідальністю.

1. Дистанційне проведення загальних зборів за допомогою відеоконференції в товариствах з обмеженою та додатковою відповідальністю

Відповідно до Закону України “Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю” (ЗУ про ТОВ) товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю можуть проводити загальні збори учасників (щорічні та позачергові) як через особисту участь в обумовленому учасниками місці, так і дистанційно в режимі відеоконференції через особисту участь усіх учасників за допомогою обраної ними програми, за умови, що немає відповідних заборон у статуті товариств з обмеженою відповідальністю.

Головною проблемою у проведенні дистанційних зборів за допомогою відеоконференції є відсутність конкретно визначених законодавцем вимог щодо проведення таких загальних зборів, ідентифікації їх учасників, порядку голосування та підрахунку голосів. На жаль, це питання справді досить нове для українського бізнес-середовища та не врегульоване, крім законодавства й судової практики, навіть у більшості статутів товариств з обмеженою та додатковою відповідальністю, через що можуть виникнути проблеми у використанні такої форми та зловживання інтересами одних учасників проти інших. Тому найкраще буде детально врегулювати ці питання внутрішніми документами товариств, зокрема за допомогою внесення до статуту та внутрішніх положень про скликання і проведення загальних зборів учасників детального плану проведення дистанційних зборів через проведення відеоконференцій.

2. Дистанційне проведення загальних зборів за допомогою відеоконференції в акціонерних товариствах

А ось в акціонерних товариствах все дещо складніше, адже до відносно недавнього часу не було визначено можливостей і порядку проведення зборів акціонерів через дистанційну участь їх акціонерів ані в українському законодавстві, ані в певних роз’ясненнях НКЦПФР (Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку).

У зв’язку з запровадженням Кабінетом Міністрів України обмежувальних заходів, спрямованих на запобігання поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19), і для забезпечення можливості провести річні загальні збори за результатами 2019 року дистанційно НКЦПФР розробила Тимчасовий порядок скликання та дистанційного проведення загальних зборів акціонерів та загальних зборів учасників корпоративного інвестиційного фонду (Тимчасовий порядок), який було схвалено 9 квітня 2020 р. на засіданні НКЦПФР.

Зазначений Тимчасовий порядок можуть застосовувати акціонерні товариства, корпоративні інвестиційні фонди, товариства з обмеженою відповідальністю, які є емітентами цінних паперів. Відповідно до цього документа можна проводити:

– річні загальні збори акціонерів за результатами 2019 фінансового року; – позачергові загальні збори акціонерів у випадках їх скликання;

– річні загальні збори учасників корпоративного фонду у 2020 році за результатами 2019 фінансового року;

– позачергові загальні збори учасників корпоративного фонду у випадках їх скликання.

Тимчасовий порядок визначає деякі умови для дистанційного проведення загальних зборів. Зокрема, наглядова рада акціонерного товариства має ухвалити рішення про перенесення загальних зборів і зміну форми їх проведення на дистанційну, про що повідомити всіх акціонерів через депозитарну систему України.

Ще однією вимогою Тимчасового порядку є наявність в емітента договору з Центральним депозитарієм, вимоги до якого встановлено Тимчасовим порядком. Акціонери ж повинні взаємодіяти з депозитарною установою, з якою в них укладено договір щодо обслуговування рахунка в цінних паперах.

Відповідно до документа дозволено також дистанційно проводити збори акціонерів у разі, якщо їх проведення в загальному порядку неможливе через запроваджені державою обмеження для запобігання поширенню хвороби COVID-19.

Варто зазначити, що такі збори за Тимчасовим порядком проводити дистанційно можна не раніше 27 травня 2020 р., а загальні збори, які скликають акціонери після набуття чинності рішенням НКЦПФР, – не раніше 15 червня 2020 р.

Ще важливий момент: якщо загальні збори вже скликано в загальному порядку, то за рішення наглядової ради акціонерних товариств їх можна все одно провести дистанційно, але за умови дотримання таких вимог:

– від дати складання переліку акціонерів для надсилання повідомлень про проведення загальних зборів минуло не більш як 60 днів;

– від дати надсилання повідомлень про проведення загальних зборів минуло не більш як 30 днів;

– дата дистанційного проведення загальних зборів призначається не менше ніж через 35 днів;

– на дату ухвалення такого рішення діють обмеження, установлені Кабінетом Міністрів України для запобігання поширенню на території України COVID-19.

Саме ж голосування на таких дистанційних зборах відбувається з використанням бюлетенів, розміщених на вебсайті емітента, через депозитарні установи, які обслуговують рахунки акціонерів у цінних паперах. Щоб реалізувати своє право на участь та голосування у таких дистанційних загальних зборах, акціонер має звернутися до своєї депозитарної установи й подати їй заповнений і засвідчений бюлетень для голосування.

Заповнений бюлетень акціонер може направити до депозитарної установи в електронній або паперовій формі. Для цього акціонер має засвідчити свій підпис на бюлетені в один із таких способів:

– за допомогою кваліфікованого електронного підпису акціонера;
– у присутності нотаріуса;
– у присутності вповноваженої особи депозитарної установи, яка обслуговує рахунок у цінних паперах такого акціонера.

3. Заочне голосування в товариствах з обмеженою та додатковою відповідальністю

ЗУ про ТОВ дозволяє учаснику ухвалювати рішення на загальних зборах учасників за допомогою заочного голосування. У цьому випадку, якщо учасник після отримання повідомлення про скликання та проведення загальних зборів не може особисто взяти в ньому участь, він має право здійснити своє волевиявлення за допомогою направлення своєму товариству документа, де чітко зафіксоване його волевиявлення з питань порядку денного.

Такий документ можна складати в довільній письмовій формі, однак підпис на ньому в будь-якому разі підлягає обов’язковому нотаріальному засвідченню. Якщо учасник перебуває поза межами України, такий документ також потрібно легалізувати (апостилювати).

4. Опитування в акціонерних товариствах і в товариствах з обмеженою та додатковою відповідальністю

На відміну від дистанційного та заочного голосування, ухвалення рішення за допомогою опитування дозволено як для акціонерних товариств, так і для товариств з обмеженою та додатковою відповідальністю.

Проведення загальних зборів за допомогою опитування дає змогу проводити загальні збори (щорічні та позачергові) без особистої присутності учасників / акціонерів через обмін всіма необхідними матеріалами. Волевиявлення учасника / акціонера щодо питань порядку денного має бути зафіксоване в письмовому вигляді.

Недоліками цієї процедури є неможливість обговорення питань порядку денного, унесення до нього будь-яких змін і пропозицій тощо.

Крім того, встановлено законодавчі вимоги до проведення процедури опитування, зокрема:

  • направлення всіх документів та інформації щодо предмета, процедури, повідомлення про голосування поштою;
  • для надання відповіді щодо питань порядку денного акціонерам акціонерних товариств відведено 5 днів із дати отримання матеріалів від товариства, водночас АТ має повідомити акціонерів про ухвалені рішення протягом 10 днів із моменту отримання останньої відповіді;
  • учасникам товариств з обмеженою та додатковою відповідальністю для надсилання відповіді надано 15 днів.Крім того, законодавством установлено перелік рішень, які заборонено ухвалювати за допомогою опитування, зокрема:
  • про обрання та припинення повноважень членів наглядової ради та виконавчого органу;
  • про внесення змін до статуту товариства, ухвалення рішення про здійснення діяльності товариством на підставі модельного статуту;
  • про злиття, приєднання, поділ, виділення або перетворення товариства, затвердження статутів правонаступників;
  • про ліквідацію товариства;
  • про визначення розміру статутного капіталу та розмірів часток учасників товариства у випадках, передбачених законодавством;
  • про виключення учасника з товариства;
  • інші питання, визначені статутом товариства.

Решта процедурних моментів, як-то обов’язкове нотаріальне посвідчення бюлетеня для голосування щодо волевиявлення під час опитування, ідентифікація та документи особи, що здійснює волевиявлення під час опитування, мають бути зазначені у статутних документах товариств.

Замість висновків

Власне, переваг у проведенні того ж дистанційного засідання є чимало, але є досить багато моментів, які учасникам / акціонерам необхідно передбачити у своїх статутах. Зокрема, виходячи із наведеного, можна лише порадити учасникам та акціонерам товариств уважніше ставитися до визначення детальної процедури проведення своїх загальних зборів, отримання результатів волевиявлення та фіксації цих результатів. Належне врегулювання процедури проведення загальних зборів за допомогою дистанційної участі або заочного голосування (опитування) товариствами у своїх внутрішніх документах може значно підвищити продуктивність кожного окремого товариства, забезпечити учасникам / акціонерам кращий доступ до ухвалення ключових і важливих рішень для діяльності їх товариств і, власне, зекономити для них багато часу й забезпечити зручнішу взаємодію між ними та їхніми товариствами.